5 beste Projektmanagement-Tools für Marketing-Teams in 2026
Fünf Projektmanagement-Tools für Marketing-Teams im Praxis-Check: Asana, Monday.com, Trello, Notion und Miro, mit Einsatzgebieten, Grenzen und Preisen.
In den letzten Monaten habe ich mit einer ganzen Reihe von Marketing-Teams gesprochen, bei The Wachstum selbst, bei Kunden und bei Speakern, die bei uns auf der Bühne stehen. Ein Thema kommt dabei fast immer auf: Die Kampagnenplanung läuft nicht über ein Tool, sondern über drei. Eine Tabelle für den Redaktionsplan, ein Board für Freigaben, ein Chat für alles, was gerade brennt. Das kostet Zeit, und es kostet vor allem Übersicht.
Ich habe mir deshalb genauer angeschaut, welche Projektmanagement-Tools für Marketing-Teams in der Praxis tatsächlich funktionieren, nicht nur für Entwicklerteams oder generische To-do-Listen. Die folgenden fünf Tools stammen aus unserem Toolfinder und haben sich bei Agenturen, Inhouse-Teams und E-Commerce-Marken bewährt, mit denen wir zusammenarbeiten.
Warum Marketing-Teams andere Anforderungen haben
Ein Entwicklerteam arbeitet meist linear: Ticket, Umsetzung, Review, fertig. Ein Marketing-Team arbeitet in Wellen. Eine Kampagne hat Briefing, Content-Erstellung, interne Freigabe, oft eine externe Freigabe beim Kunden oder der Geschäftsführung, und am Ende die Auswertung. Dazwischen laufen meist mehrere Kampagnen parallel, in unterschiedlichen Phasen.
Dazu kommen Stakeholder, die nicht täglich im Tool arbeiten. Die Geschäftsführung will den Status einer Kampagne sehen, ohne sich durch zehn Unteraufgaben zu klicken. Der Kunde einer Agentur will ein Creative freigeben, ohne sich vorher einen Account anlegen zu müssen. Genau an diesen Stellen scheitern viele generische Task-Tools, die für Einzelpersonen oder Entwicklerteams gebaut wurden.
Worauf es bei der Auswahl wirklich ankommt
Aus den Gesprächen der letzten Monate kristallisieren sich für mich sechs Kriterien heraus, die für Marketing-Teams wirklich zählen.
Visuelle Ansichten, damit eine Kampagne als Kalender, Board oder Timeline sichtbar wird, nicht nur als Liste. Vorlagen, damit nicht jede Kampagne wieder bei null anfängt. Freigabe-Workflows, die auch externe Stakeholder ohne eigenen Account nutzen können. Realistische Preise pro Nutzer, wenn das Team über fünf oder zehn Personen wächst. Einfaches Onboarding, weil Marketing-Teams häufiger wechseln als Entwicklerteams. Saubere Integrationen zu Tools, die ohnehin schon im Einsatz sind, etwa Slack oder Google Workspace.
Was dabei weniger zählt, als es in Produktvideos oft wirkt: Künstliche-Intelligenz-Funktionen, die Aufgaben automatisch zusammenfassen, und tiefe Anpassungsoptionen, die am Ende kaum jemand im Team wirklich nutzt. Ein Tool mit zu vielen Freiheitsgraden wird in der Praxis oft zur Baustelle, die ein einzelner Power-User pflegt und alle anderen meiden.
1. Asana
Asana
Projekt- und Aufgabenmanagement mit Listen-, Board- und Timeline-Ansichten, gut geeignet, um Kampagnen mit klaren Zuständigkeiten zu planen.
Details ansehen →Am besten für: Teams, die mehrere Kampagnen parallel fahren und klare Verantwortlichkeiten brauchen. Die Kombination aus Liste, Board und Timeline deckt die meisten Kampagnenphasen ab, vom Briefing bis zur Auswertung.
Weniger geeignet, wenn: Sehr kleine Teams mit nur ein, zwei Kampagnen im Jahr. Asana entfaltet seinen Vorteil erst, wenn mehrere Workflows gleichzeitig laufen und Abhängigkeiten sichtbar gemacht werden müssen.
Preise: Der kostenlose Tarif reicht für kleine Teams, ist laut Anbieter aber in der Nutzerzahl begrenzt. Die bezahlten Tarife Starter, Advanced und Enterprise bauen aufeinander auf. Aktuelle Preise findest du auf asana.com/pricing.
2. Monday.com
Monday.com
Flexible Work-OS-Plattform mit anpassbaren Boards für Projekt- und Aufgabenmanagement, inklusive Automatisierungen und mehreren Ansichten.
Details ansehen →Am besten für: Teams, die ihre Prozesse selbst gestalten wollen statt sich einer vorgegebenen Struktur anzupassen. Die anpassbaren Boards eignen sich gut für Redaktionspläne, Kampagnenkalender und wiederkehrende Freigabe-Workflows.
Weniger geeignet, wenn: Teams, die lieber eine fertige Struktur übernehmen als selbst ein Setup zu bauen. Die Flexibilität von monday.com verlangt am Anfang etwas Zeit für die Einrichtung.
Preise: Der kostenlose Tarif ist laut Anbieter auf kleine Teams begrenzt, bezahlte Tarife bringen mehr Automatisierungen und Funktionen. Aktuelle Preise stehen auf monday.com/pricing.
3. Trello
Trello
Einfaches Kanban-Board-Tool für Aufgabenverwaltung, Teil von Atlassian, ohne steile Lernkurve.
Details ansehen →Am besten für: Kleine Teams oder einzelne Kampagnen, bei denen ein einfaches Kanban-Board reicht. Neue Teammitglieder verstehen Trello meist innerhalb weniger Minuten.
Weniger geeignet, wenn: Größere Teams mit vielen parallelen Kampagnen und komplexeren Abhängigkeiten. Dafür fehlen Trello die tieferen Planungsansichten, die Asana oder monday.com bieten.
Preise: Der kostenlose Tarif bietet laut Anbieter unbegrenzt viele persönliche Boards, bezahlte Tarife bringen mehr Automatisierung. Details auf trello.com/pricing.
4. Notion
Notion
Flexibler Arbeitsbereich für Notizen, Dokumente, Wissensdatenbanken und einfaches Projektmanagement.
Details ansehen →Am besten für: Teams, die Content-Strategie, Redaktionsplan und interne Dokumentation an einem Ort führen wollen, nicht nur Aufgaben. Notion ist stark, wenn Wissen und Aufgaben zusammengehören.
Weniger geeignet, wenn: Teams, die ein reines Aufgabentool ohne Eigenbau suchen. Die Datenbank-Ansichten von Notion müssen erst eingerichtet werden, bevor sie wie ein Projektmanagement-Tool funktionieren.
Preise: Der Einstieg ist kostenlos, bezahlte Tarife Plus, Business und Enterprise bringen höhere Limits und Teamfunktionen. Aktuelle Preise auf notion.com/pricing.
5. Miro
Miro
Digitales Whiteboard für visuelle Zusammenarbeit, Workshops und Brainstorming im Team.
Details ansehen →Am besten für: Die Planungsphase einer Kampagne, wenn Ideen, Customer Journeys oder Kampagnenstrukturen erst visuell sortiert werden müssen, bevor sie in ein klassisches Aufgabentool wandern.
Weniger geeignet, wenn: Die laufende Steuerung einer Kampagne über Wochen. Miro ist kein Ersatz für ein Aufgabentool mit Fristen und Verantwortlichkeiten, sondern eine gute Ergänzung davor.
Preise: Der kostenlose Tarif ist laut Anbieter auf eine begrenzte Anzahl Boards beschränkt, bezahlte Tarife bringen mehr Boards und Funktionen. Details auf miro.com/pricing.
Wie du die richtige Wahl triffst
Bevor du dich festlegst, lohnen sich vier Fragen. Wie viele Kampagnen laufen bei euch wirklich parallel, eine Handvoll oder deutlich mehr. Wie wichtig ist eine visuelle Darstellung für Meetings mit der Geschäftsführung oder dem Kunden. Wie viel Budget steht realistisch zur Verfügung, wenn das Team in zwölf Monaten größer ist als heute. Und wie viel Zeit kann das Team in die Einrichtung investieren, bevor das Tool im Alltag nutzbar ist.
Ein kleines Team mit wenigen, klaren Kampagnen fährt mit Trello meist besser als mit einem schwergewichtigen Work-OS. Ein Team, das Wissen und Aufgaben zusammen verwalten will, ist bei Notion gut aufgehoben. Wer Prozesse individuell abbilden will, landet früher oder später bei monday.com oder Asana. Und wer die Planungsphase einer Kampagne visuell durchdenken will, bevor überhaupt eine Aufgabe angelegt wird, sollte sich Miro zusätzlich ansehen, nicht als Ersatz für ein Aufgabentool, sondern als Ergänzung davor.
Handlungsempfehlungen
Teste nicht mehr als zwei Tools gleichzeitig. Die meisten Teams verlieren sich, wenn sie drei oder vier Anbieter parallel ausprobieren, und am Ende entscheidet die Gewohnheit statt der tatsächliche Bedarf.
Nimm eine echte, laufende Kampagne als Testfall, keine Dummy-Daten. Erst im echten Betrieb zeigt sich, ob ein Freigabeprozess für euren Kunden funktioniert oder ob die Timeline-Ansicht bei zwanzig parallelen Aufgaben noch lesbar ist.
Beziehe die Person mit ein, die das Tool täglich am meisten nutzen wird, nicht nur die Teamleitung. Die beste Entscheidung nützt wenig, wenn das Team sie im Alltag umgeht und zurück zur Tabelle wechselt.
Und plane bewusst einen Kampagnenzyklus als Testphase ein, bevor du dich festlegst. Ein einzelner Monat reicht selten aus, um zu sehen, ob ein Tool auch bei Freigaben, Reporting und dem nächsten Kampagnenstart noch trägt.
